Pojawienie się wielu atrakcyjnych dotacji unijnych oznacza dla naszych firm dodatkową okazję do pozyskania kapitału. Nie jest to droga łatwa. Nie można jednak rezygnować z tej możliwości.

Starając się o pieniądze z Unii, musimy być przygotowani na wiele trudności, poczynając od właściwego wypełnienia wniosku. Nawet przyznanie środków nie kończy jednak naszych problemów. Te firmy, które jeszcze przed złożeniem wniosku nie przygotują się do procesu zarządzania dotacją i nie poznają reguł jej rozliczania, mogą być rozczarowane. W skrajnym przypadku złe zarządzanie przyznanymi pieniędzmi może oznaczać konieczność ich zwrotu wraz z odsetkami, a także zamknięcie drogi do jakichkolwiek innych funduszy.

Wielu z nas, ulegając pokusie “łatwych pieniędzy”, zapomina o tym, że projekty muszą przede wszystkim pasować do potrzeb firmy, a nie do tego, na co akurat przyznawane są pieniądze. Trzeba pamiętać o stworzeniu w firmie odpowiednich procedur i wyznaczeniu osób, które będą czuwać nad realizacją całego projektu i zmniejszać ryzyko popełnienia błędu. Dotacje nie finansują projektu w całości, musimy posiadać środki na udział własny. Warto też pamiętać, że pieniędzy nie uzyskamy z góry, tylko jako zwrot kosztów.

Rozliczanie pieniędzy unijnych wymaga precyzji. Realizowanie projektu niezgodnie z przedłożonym planem może prowadzić do sytuacji, że poniesionych środków nie odzyskamy.

Oddzielną sprawą jest to, że nasze wnioski rozpatrywane będą przez urzędników unijnych, nierozumiejących polskich warunków. Dlatego wniosek musi być maksymalnie prosty. Powinien być tak skonstruowany, aby był zgodny ze standardami unijnymi. Warto zdać się na pomoc firmy doradczej, która przeprowadzi nas przez całą procedurę starania sięo dotację.

Musimy pamiętać, że z chwilą uzyskania środków pomocy, obowiązani jesteśmy składać raporty kwartalne, roczne oraz raport po zakończeniu projektu. Jeśli tego nie będziemy robić, dotacja może zostać cofnięta, a umowa rozwiązana.

Na zakończenie projektu trzeba przygotować raport merytoryczny i finansowy. Dokumentacje projektu trzeba przechowywać przez 5 lat.

Z wymogami rozliczania projektów dotowanych za środków unijnych poradzą sobie raczej duże zakłady złotnicze o usystematyzowanej strukturze, w których obowiązują zbliżone do unijnych procedury planowania, monitorowania przepływów finansowych, zarządzania projektami i raportowania. Nieco trudniej będzie małym, rodzinnym firmom, które nie stosują jeszcze takich narzędzi. Ale w tym tkwi także duża wartość unijnych programów. Dzięki temu, że skorzystanie z unijnych pieniędzy obwarowane jest koniecznością dopełnienia określonych reguł i procedur – stworzenia biznesplanu, przedstawienia wizji, wiele firm będzie mogło poznać podstawy zarządzania projektowego i usystematyzować swoje spojrzenie na biznes. To także wiedza, która pomoże skutecznie sięgać po kapitał z innych źródeł.

Mam nadzieję, że ta lekcja nie będzie za trudna.